Polityka prywatności

Wersja 4.0, obowiązuje od dnia publikacji.

(art. 13 RODO)

Polityka prywatności jest publikowana w wersji polskiej i angielskiej. Obie wersje mają tę samą treść.

1. Administratorzy

1. Strona internetowa. THT Poland sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, KRS 0000537288, NIP 7010456828, jest administratorem danych osobowych przetwarzanych na stronie thtconference.com, na przykład przy powiadomieniach o otwarciu rejestracji, zapytaniach i w strefie partnerów dla osób wykonujących zawody medyczne.
2. Rejestracja na THT 2027. AI Corelab sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, KRS 0000860600, NIP 7010997524, sprzedaje rejestracje, przyjmuje płatności i wystawia faktury. AI Corelab i THT Poland są współadministratorami danych z rejestracji i danych o udziale w Konferencji (art. 26 RODO). Szczegóły, w tym zasadnicza treść uzgodnień współadministratorów, zawiera strona Dane osobowe w rejestracji.
3. Kontakt. We wszystkich sprawach dotyczących danych prosimy pisać na adres office@thtconference.com lub listownie na adres ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa. Żadna ze spółek nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.

2. Obsługa logistyczna na miejscu (podmiot przetwarzający)

Rejestracja i płatności za udział w THT 2027 odbywają się na stronie thtconference.com. Convention Plus sp. z o.o., al. Wojska Polskiego 9, 01-524 Warszawa, KRS 0001055526, NIP 5213484786, prowadzi obsługę logistyczną na miejscu (stanowisko rejestracji, identyfikatory, listy uczestników dla hotelu) jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Nie prowadzi rejestracji ani płatności i nie wykorzystuje danych do własnych celów.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

A) Rejestracja, udział i obsługa wydarzenia

Cel: obsługa rejestracji, potwierdzenia, wiadomości e-mail o udziale, kontrola dostępu (np. kod QR), przygotowanie identyfikatorów, ewidencja obecności oraz świadczenie usług związanych z wydarzeniem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).

B) Płatności, faktury, rachunkowość i podatki

Opłaty za rejestrację wnosi się na rzecz AI Corelab sp. z o.o., sprzedawcy. Płatności online obsługuje Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie jako odrębny administrator; otrzymujemy informację o statusie i metodzie płatności, nigdy dane karty. Przelewy bankowe trafiają na rachunek bankowy AI Corelab. AI Corelab wystawia faktury w systemie inFakt i przesyła je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie obsługi płatności i zwrotów; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie faktur, rachunkowości i obowiązków podatkowych wynikających z ustawy o VAT, ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.

C) Organizacja, bezpieczeństwo, jakość i obsługa roszczeń

Cel: zapewnienie prawidłowej organizacji wydarzenia, obsługa zapytań organizacyjnych, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa w obiekcie i zarządzanie dostępem oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

Prawnie uzasadniony interes: sprawne i bezpieczne przeprowadzenie wydarzenia oraz ochrona Administratora przed ewentualnymi roszczeniami.

D) Dokumentowanie wydarzenia (zdjęcia i nagrania: ujęcia ogólne)

Cel: dokumentowanie wydarzenia i informowanie o nim (w tym podsumowania po wydarzeniu), także przez publikację w kanałach THT (strona internetowa, materiały konferencyjne i media społecznościowe).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes). Oceniliśmy, że takie przetwarzanie jest proporcjonalne, a prawa i wolności uczestników nie mają wobec niego charakteru nadrzędnego.

Aby wnieść sprzeciw wobec przetwarzania zdjęć i nagrań, prosimy napisać na adres office@thtconference.com lub zgłosić to przy stanowisku rejestracji na miejscu.

E) Wiadomości e-mail o wydarzeniach THT (tylko za zgodą)

Cel: wiadomości e-mail od AI Corelab sp. z o.o. i THT Poland sp. z o.o. o THT Conference i THT Imaging. Podstawa prawna: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w każdej chwili za pomocą linku do wypisania się albo pisząc na adres office@thtconference.com, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od wybranych opcji rejestracji możemy przetwarzać:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu
• Dane zawodowe: miejsce pracy lub instytucja, stanowisko, kraj lub miasto
• Dane rejestracji: kategoria rejestracji, wybrane sesje lub warsztaty, status obecności
• Dane do faktury (jeśli dotyczy): nazwa firmy, adres, numer VAT lub NIP, dane faktury
• Dane techniczne: logi systemowe, adres IP, data i godzina rejestracji (ze względów bezpieczeństwa i do usuwania usterek)

Dane nieobowiązkowe (podawane dobrowolnie)

Jeśli zostaną podane, możemy przetwarzać także: preferencje żywieniowe, potrzeby związane z dostępnością, inne uwagi organizacyjne.

Źródło danych (jeśli nie zostały zebrane bezpośrednio od osoby, której dotyczą)

Jeśli dane nie zostały podane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, otrzymaliśmy je od pracodawcy, organizacji partnerskiej lub podmiotu, który dokonał rejestracji na wydarzenie (np. zaproszeni wykładowcy, rejestracje sponsorów, rejestracje grupowe).

5. Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO)

Niektóre informacje (np. potrzeby związane z dostępnością, niektóre preferencje żywieniowe) mogą ujawniać informacje o zdrowiu lub inne dane szczególnie chronione.

• Takie dane nie są wymagane do rejestracji.
• Jeśli zostaną podane dobrowolnie w celach organizacyjnych, wykorzystamy je wyłącznie do spełnienia prośby.
• Jeżeli wymagają tego przepisy, przetwarzamy takie dane na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

Prosimy nie podawać informacji o zdrowiu ani innych danych szczególnie chronionych, chyba że są wyraźnie potrzebne do zapewnienia dostępności.

6. Odbiorcy danych osobowych

Udostępniamy dane tylko w niezbędnym zakresie:

1. AI Corelab sp. z o.o. i THT Poland sp. z o.o. udostępniają sobie dane z rejestracji jako współadministratorzy.
2. Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie: płatności online (odrębny administrator).
3. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia: inFakt sp. z o.o. (faktury i KSeF), cyber_Folks S.A. (hosting strony), Convention Plus sp. z o.o. (obsługa na miejscu), dostawca usługi wysyłki e-maili, dostawcy usług IT, biuro rachunkowe oraz fotografowie i operatorzy wideo Konferencji.
4. Novotel Katowice Centrum i jego firma cateringowa: liczba posiłków według preferencji, a imię i nazwisko tylko wtedy, gdy specjalny posiłek trzeba wydać osobiście.
5. Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który prowadzi KSeF, oraz inne organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich sponsorom ani wystawcom. Wystawca może zeskanować identyfikator tylko za zgodą Uczestnika wyrażoną przy stoisku; wystawca staje się wtedy administratorem otrzymanych danych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady zamierzamy przetwarzać dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli dostawca usług przetwarza dane poza EOG (dotyczy to także dostawców narzędzi do wysyłki wiadomości, systemów CRM i usług analitycznych), zapewnimy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne (SCC), oraz w razie potrzeby dodatkowe środki bezpieczeństwa.

Informacje o konkretnych mechanizmach przekazywania danych można uzyskać, pisząc na adres office@thtconference.com.

8. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to konieczne:

• Dane z rejestracji i dane organizacyjne: przez czas trwania wydarzenia i do 12 miesięcy po nim, na potrzeby rozliczeń i obsługi administracyjnej po wydarzeniu
• Dane księgowe i dane z faktur: przez okres wymagany przez polskie przepisy o rachunkowości i przepisy podatkowe
• Dokumentacja roszczeń i sporów: przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem terminów przedawnienia
• Dane do celów marketingowych: do wycofania zgody lub wypisania się

9. Prawa wynikające z RODO

Przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych (art. 15)
• sprostowania danych (art. 16)
• usunięcia danych (art. 17)
• ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• przenoszenia danych (art. 20)
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21)
• wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3), jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody

Aby skorzystać z tych praw, prosimy pisać na adres: office@thtconference.com

10. Dane obowiązkowe i dobrowolne

Podanie danych oznaczonych w formularzu rejestracji jako obowiązkowe jest konieczne do obsługi rejestracji i świadczenia usług konferencyjnych. Bez danych obowiązkowych możemy nie być w stanie dokończyć rejestracji. Podanie danych w polach nieobowiązkowych jest dobrowolne.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w wyniku profilowania, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

12. Zmiany polityki prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie thtconference.com/pl/polityka-prywatnosci (wersja angielska: thtconference.com/privacy). O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem, jeśli będzie to właściwe.

13. Pliki cookies na tej stronie

Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookies. Nie wymagają one zgody (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Można je usunąć lub zablokować w przeglądarce, ale wtedy rejestracja i płatność mogą przestać działać.

1. Rejestracja i płatność (WooCommerce, pliki ustawiane przez system sklepu na stronach rejestracji): woocommerce_cart_hash i woocommerce_items_in_cart (rejestracja w toku, na czas sesji) oraz wp_woocommerce_session z identyfikatorem (sesja rejestracji, 2 dni).
2. Język rejestracji: plik tht_lang zapamiętuje język wybrany podczas rejestracji i płatności (wartość pl albo en). Jest ustawiany na stronach danych uczestnika, płatności i potwierdzenia rejestracji, przechowywany do zamknięcia przeglądarki (na czas sesji) i nie zawiera danych osobowych. Jako plik niezbędny nie wymaga zgody.
3. Wersja polska strony: wpis tht_pl_hint w pamięci przeglądarki (localStorage, nie plik cookie) zapamiętuje, że odwiedzający zamknął pasek „Ta strona jest dostępna po polsku”, wyświetlany na stronach w języku angielskim, albo przeszedł z niego do wersji polskiej (wartość 0). Wpis powstaje dopiero po jednej z tych czynności, nie jest wysyłany na nasz serwer, nie zawiera danych osobowych i jest przechowywany do czasu usunięcia danych przeglądarki przez odwiedzającego. Jako wpis niezbędny do zapamiętania tego wyboru nie wymaga zgody.
4. Płatność: strona płatności Autopay S.A. i moduł płatności Autopay na naszej stronie rejestracji (BLIK, karta, Google Pay, Apple Pay) mogą ustawiać własne niezbędne pliki cookies. Odpowiada za nie Autopay S.A.
5. Strefa partnerów: plik tht_hcp jest ustawiany tylko wtedy, gdy odwiedzający oświadczy w strefie partnerów dla osób wykonujących zawody medyczne, że wykonuje zawód medyczny. Ma wartość 1, jest przechowywany na danym urządzeniu przez 30 dni i jest niezbędny do wyświetlania treści przeznaczonych wyłącznie dla osób wykonujących zawody medyczne. Nie zawiera danych osobowych. Oświadczenie można wycofać na stronach partnerów przyciskiem „Forget my declaration on this device” („Usuń moje oświadczenie z tego urządzenia”). Oświadczenia liczymy według zawodu i miesiąca, bez żadnego identyfikatora.
6. Filmy: filmy partnerów są wczytywane z YouTube lub Vimeo dopiero po kliknięciu przycisku odtwarzania; serwisy te mogą wtedy ustawiać własne pliki cookies.

Nie używamy reklamowych ani śledzących plików cookies. Jeśli dodamy analityczne lub marketingowe pliki cookies, najpierw poprosimy o zgodę.

Wersja 4.0, obowiązuje od dnia publikacji (sprzedawca rejestracji: AI Corelab sp. z o.o.).