Wersja 2027.3, obowiązuje od dnia publikacji
Informacja jest publikowana w wersji polskiej i angielskiej. Obie wersje mają tę samą treść; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska (punkt 12).
1. Administratorzy danych
AI Corelab sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, KRS 0000860600, NIP 7010997524, oraz THT Poland sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, KRS 0000537288, NIP 7010456828, są współadministratorami danych osobowych podanych przy rejestracji na THT 2027 (4-6 marca 2027 r., Novotel Katowice Centrum, Katowice) oraz danych o udziale w Konferencji (art. 26 RODO). AI Corelab jest sprzedawcą rejestracji. THT Poland jest organizatorem Konferencji.
2. Uzgodnienia współadministratorów (art. 26 RODO)
- AI Corelab odpowiada za formularz rejestracyjny, płatności i zwroty, faktury i KSeF oraz wiadomości e-mail o rejestracji (potwierdzenie, płatność, faktura, zmiany).
- THT Poland odpowiada za program, identyfikatory, obecność i zaświadczenia o uczestnictwie, organizację na miejscu z Convention Plus oraz zdjęcia i nagrania z Konferencji.
- Wiadomości o przyszłych wydarzeniach wysyłamy tylko za zgodą, wyrażaną osobno dla każdego nadawcy: THT Poland o THT Conference, AI Corelab o kursach THT Imaging.
- Obie spółki mają jeden punkt kontaktowy: office@thtconference.com. Spółka, która otrzyma żądanie, realizuje je przy pomocy drugiej. Swoje prawa można wykonywać wobec każdej z nas.
- Każda spółka niezwłocznie informuje drugą o naruszeniu ochrony danych lub otrzymanym żądaniu. Na żądanie udostępnimy zasadniczą treść uzgodnień.
3. Kontakt
Prosimy pisać na adres office@thtconference.com lub listownie na adres ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa. Żadna ze spółek nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.
4. Inne podmioty
- Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie obsługuje płatności online jako odrębny administrator. Jej informacja o przetwarzaniu danych jest dostępna na stronie płatności.
- Convention Plus sp. z o.o., al. Wojska Polskiego 9, 01-524 Warszawa, prowadzi obsługę logistyczną na miejscu (stanowisko rejestracji, identyfikatory, listy uczestników dla hotelu) jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).
- Fundacja THT Europe jest organizatorem naukowym i edukacyjnym. Nie otrzymuje danych z rejestracji.
5. Jakie dane przetwarzamy
- Dane Uczestnika: imię i nazwisko, e-mail, telefon, kraj, zawód, instytucja, kategoria rejestracji oraz kod uczestnika.
- Dane nieobowiązkowe: numer prawa wykonywania zawodu lekarza (PWZ), preferencja posiłku, wybór warsztatów i uwagi, na przykład o potrzebnej pomocy na miejscu lub o alergii pokarmowej.
- Przy rejestracji płatnej: adres do faktury. Przy fakturze na firmę lub instytucję: jej nazwa, numer identyfikacji podatkowej, adres, e-mail do faktury i numer zamówienia.
- Status i metoda płatności, kwota, data oraz numer faktury. Nie otrzymujemy danych karty.
- Złożone oświadczenia i zgody wraz z datą i godziną.
- Dane techniczne rejestracji: adres IP i informacje o przeglądarce, przechowywane ze względów bezpieczeństwa.
- Podczas Konferencji: odbiór identyfikatora i obecność, potrzebne do zaświadczenia.
Jeśli rejestracji dokonała inna osoba, na przykład szpital, firma lub współpracownik, otrzymaliśmy dane od niej.
6. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo przechowujemy dane |
|---|---|---|
| Rejestracja i wykonanie umowy: potwierdzenie, wiadomości o udziale, identyfikator, warsztaty, catering i obsługa na miejscu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: umowa | Do 12 miesięcy po Konferencji |
| Płatności i zwroty | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: umowa | Do 12 miesięcy po Konferencji, a potem jako dokumentacja księgowa |
| Sprawdzenie uprawnień do kategorii bezpłatnych oraz wykonywanego zawodu w związku z wystawą i sesjami przemysłowymi | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie, w jakim mają zastosowanie przepisy o reklamie produktów leczniczych i wyrobów medycznych | Do 12 miesięcy po Konferencji |
| Faktury, KSeF i rachunkowość | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązki wynikające z ustawy o VAT, ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Zaświadczenie o uczestnictwie (oraz punkty edukacyjne, jeśli Konferencja uzyska akredytację) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz interes w potwierdzeniu udziału w przyszłości | 5 lat po Konferencji |
| Preferencja posiłku, alergia pokarmowa i potrzebna pomoc | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli informacja ujawnia dane o zdrowiu, wyraźna zgoda, art. 9 ust. 2 lit. a RODO, wyrażana przez jej wybór lub wpisanie | Usuwane w ciągu 30 dni po Konferencji |
| Reklamacje i roszczenia | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Do przedawnienia roszczeń, zwykle do 6 lat |
| Ogólne zdjęcia i nagrania z Konferencji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: dokumentowanie Konferencji i informowanie o niej | Zgodnie ze stroną Zdjęcia i nagrania |
| Promocyjne wykorzystanie zdjęć i nagrań, na których Uczestnik stanowi główny element kadru | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych: zgoda | Do wycofania zgody; nowe publikacje do 5 lat po Konferencji |
| Wiadomości e-mail o THT Conference i THT Imaging | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej: zgoda | Do wycofania zgody lub wypisania się |
| Dowód złożenia oświadczeń i zgód | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO: wykazanie zgodności z przepisami | Przez okres przetwarzania, którego dotyczą, oraz okres przedawnienia |
| Bezpieczeństwo systemu rejestracji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ochrona strony i płatności | 12 miesięcy |
7. Odbiorcy danych
- AI Corelab i THT Poland udostępniają sobie dane z rejestracji jako współadministratorzy.
- Autopay S.A.: płatności online (odrębny administrator).
- Nasze podmioty przetwarzające: inFakt sp. z o.o. (faktury i KSeF), cyber_Folks S.A. (hosting strony), Convention Plus sp. z o.o. (obsługa na miejscu), dostawca usługi wysyłki e-maili, dostawcy usług IT, biuro rachunkowe oraz fotografowie i operatorzy wideo Konferencji.
- Novotel Katowice Centrum i jego firma cateringowa: liczba posiłków według preferencji, a imię i nazwisko tylko wtedy, gdy specjalny posiłek trzeba wydać osobiście.
- Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który prowadzi KSeF, oraz inne organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich sponsorom ani wystawcom. Wystawca może zeskanować identyfikator tylko za zgodą Uczestnika wyrażoną przy stoisku. Wystawca staje się wtedy administratorem otrzymanych danych i musi poinformować, jak je wykorzystuje.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane przechowujemy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli dostawca przetwarza dane poza nim, stosujemy ramy ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Na żądanie przekażemy kopię tych zabezpieczeń.
9. Prawa Uczestnika
Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody. W każdej chwili można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, także wobec ogólnych zdjęć. Każdą zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Prawa można wykonywać wobec AI Corelab, THT Poland lub obu spółek: prosimy pisać na adres office@thtconference.com.
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
10. Dane obowiązkowe i dobrowolne
Obowiązkowe są: imię i nazwisko, e-mail, telefon, kraj, zawód, instytucja, kategoria, oświadczenia właściwe dla kategorii oraz akceptacja Regulaminu rejestracji i płatności; przy rejestracji płatnej także adres do faktury, a przy fakturze na firmę dane firmy. Bez nich rejestracja nie jest możliwa. Pozostałe dane są dobrowolne. Brak zgody na zdjęcia lub wiadomości e-mail nie wpływa na rejestrację.
11. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji i nie profilujemy Uczestników.
12. Wersja językowa
Informacja jest publikowana w wersji angielskiej i polskiej. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.