Version 2027.3, in force from the day of publication
1. Who controls your data
AI Corelab sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, Poland, KRS 0000860600, NIP 7010997524, and THT Poland sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, Poland, KRS 0000537288, NIP 7010456828, are joint controllers of the personal data you give when you register for THT 2027 (4-6 March 2027, Novotel Katowice Centrum, Katowice) and of the data about your participation (Article 26 GDPR). AI Corelab is the seller of the registrations. THT Poland is the organiser of the Conference.
2. Our arrangement (Article 26 GDPR)
- AI Corelab is responsible for the registration form, payments and refunds, invoices and KSeF, and the registration emails (confirmation, payment, invoice, changes).
- THT Poland is responsible for the programme, badges, attendance and certificates of attendance, on-site organisation with Convention Plus, and photos and video of the Conference.
- Emails about future events are sent only with your consent, given separately for each sender: THT Poland about THT Conference, AI Corelab about THT Imaging courses.
- There is one contact point for both companies: office@thtconference.com. Whichever company receives your request handles it with the other’s help. You may exercise your rights against each of us.
- Each company informs the other without delay of a data breach or a request it receives. You can ask us for the essence of the arrangement.
3. Contact
Write to office@thtconference.com or by post to ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, Poland. Neither company has appointed a data protection officer.
4. Other organisations involved
- Autopay S.A., Sopot, processes online payments as a separate controller. Its privacy information is shown on the payment page.
- Convention Plus sp. z o.o., al. Wojska Polskiego 9, 01-524 Warszawa, handles on-site logistics (registration desk, badges, participant lists for the venue) as our processor under a data processing agreement (Article 28 GDPR).
- Fundacja THT Europe is the scientific and educational organiser. It does not receive your registration data.
5. What data we process
- Participant details: first and last name, email, phone, country, profession, institution and registration category, and your participant code.
- Optional details: Polish medical licence number (PWZ), meal preference, workshop choice and comments, for example assistance you need at the venue or a food allergy.
- For paid registrations: billing address. For an invoice to a company or institution: its name, tax ID, address, invoice email and purchase order number.
- Payment status and method, amount, date, and the invoice number. We do not receive card details.
- Your declarations and consents, with the date and time.
- Technical data of the registration: IP address and browser information, kept for security.
- At the Conference: badge collection and attendance, used for the certificate.
If someone else registered you, for example your hospital, company or a colleague, we received your data from them.
6. Purposes, legal bases and retention
| Purpose | Legal basis | How long we keep the data |
|---|---|---|
| Registration and the contract: confirmation, messages about your participation, badge, workshops, catering and on-site services | Art. 6(1)(b) GDPR: contract | Until 12 months after the Conference |
| Payments and refunds | Art. 6(1)(b) GDPR: contract | Until 12 months after the Conference, then as accounting records |
| Checking eligibility for free categories and professional status for the exhibition and industry sessions | Art. 6(1)(b) GDPR; Art. 6(1)(c) GDPR where Polish rules on advertising of medicinal products and medical devices apply | Until 12 months after the Conference |
| Invoices, KSeF and accounting | Art. 6(1)(c) GDPR: legal obligation under the VAT Act, the Accounting Act and the Tax Ordinance | 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment was due |
| Certificate of attendance (and CME points, if the Conference is accredited) | Art. 6(1)(b) GDPR, and Art. 6(1)(f) GDPR: our interest in confirming your attendance later | 5 years after the Conference |
| Meal preference, food allergy and assistance you ask for | Art. 6(1)(b) GDPR. If the information reveals something about your health, your explicit consent, Art. 9(2)(a) GDPR, given when you choose or enter it | Deleted within 30 days after the Conference |
| Complaints and legal claims | Art. 6(1)(f) GDPR: establishing, pursuing or defending claims | Until the claims are time-barred, usually up to 6 years |
| General photos and video of the Conference | Art. 6(1)(f) GDPR: documenting and reporting on the Conference | As set out on the Photo and video page |
| Promotional use of photos and video in which you are the main subject | Art. 6(1)(a) GDPR and Art. 81 of the Polish Copyright Act: your consent | Until you withdraw consent; new publications for up to 5 years after the Conference |
| Emails about THT Conference and THT Imaging | Art. 6(1)(a) GDPR and Art. 398 of the Polish Electronic Communications Law: your consent | Until you withdraw consent or unsubscribe |
| Proof of your declarations and consents | Art. 6(1)(c) and (f) GDPR: showing that we comply with the law | As long as the processing they relate to, plus the limitation period |
| Security of the registration system | Art. 6(1)(f) GDPR: protecting the website and payments | 12 months |
7. Who receives your data
- AI Corelab and THT Poland share registration data with each other as joint controllers.
- Autopay S.A.: online payments (separate controller).
- Our processors: inFakt sp. z o.o. (invoicing and KSeF), cyber_Folks S.A. (website hosting), Convention Plus sp. z o.o. (on-site logistics), our email delivery provider, our IT service providers, our accounting office, and the photographers and video crew of the Conference.
- Novotel Katowice Centrum and its caterer: numbers of meals by preference, and your name only where a special meal must be handed to you personally.
- The Head of the National Revenue Administration, which runs KSeF, and other public authorities where the law requires it.
We do not sell personal data and do not share it with sponsors or exhibitors. An exhibitor may scan your badge only if you agree at its stand. The exhibitor is then the controller of the data it receives and must tell you how it uses them.
8. Transfers outside the European Economic Area
We keep data in the European Economic Area. If a provider processes data outside it, we rely on the EU-US Data Privacy Framework or the European Commission’s Standard Contractual Clauses. You can ask us for a copy of these safeguards.
9. Your rights
You have the right to access your data, to have it corrected or erased, to restrict its processing and to receive it in a portable format where the processing is based on the contract or on consent. You can object at any time to processing based on our legitimate interest, including general photos. You can withdraw any consent at any time, without affecting processing before the withdrawal. You may exercise your rights against AI Corelab, THT Poland or both: write to office@thtconference.com.
You can lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
10. Required and optional data
Name, email, phone, country, profession, institution, category, the declarations for your category and acceptance of the Registration and payment rules are required; for paid registrations also the billing address, and for a company invoice the company details. Without them we cannot register you. Everything else is optional. Saying no to the photo or email consent does not affect your registration.
11. Automated decisions
We do not make automated decisions or profile participants.
12. Language
This notice is published in English and Polish. If they differ, the Polish version prevails.
Dane osobowe w rejestracji: THT 2027
Wersja 2027.3, obowiązuje od dnia publikacji
1. Administratorzy danych
AI Corelab sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, KRS 0000860600, NIP 7010997524, oraz THT Poland sp. z o.o., ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa, KRS 0000537288, NIP 7010456828, są współadministratorami danych osobowych podanych przy rejestracji na THT 2027 (4-6 marca 2027 r., Novotel Katowice Centrum, Katowice) oraz danych o udziale w Konferencji (art. 26 RODO). AI Corelab jest sprzedawcą rejestracji. THT Poland jest organizatorem Konferencji.
2. Uzgodnienia współadministratorów (art. 26 RODO)
- AI Corelab odpowiada za formularz rejestracyjny, płatności i zwroty, faktury i KSeF oraz wiadomości e-mail o rejestracji (potwierdzenie, płatność, faktura, zmiany).
- THT Poland odpowiada za program, identyfikatory, obecność i zaświadczenia o uczestnictwie, organizację na miejscu z Convention Plus oraz zdjęcia i nagrania z Konferencji.
- Wiadomości o przyszłych wydarzeniach wysyłamy tylko za zgodą, wyrażaną osobno dla każdego nadawcy: THT Poland o THT Conference, AI Corelab o kursach THT Imaging.
- Obie spółki mają jeden punkt kontaktowy: office@thtconference.com. Spółka, która otrzyma żądanie, realizuje je przy pomocy drugiej. Swoje prawa można wykonywać wobec każdej z nas.
- Każda spółka niezwłocznie informuje drugą o naruszeniu ochrony danych lub otrzymanym żądaniu. Na żądanie udostępnimy zasadniczą treść uzgodnień.
3. Kontakt
Prosimy pisać na adres office@thtconference.com lub listownie na adres ul. Piękna 24/26A, 00-549 Warszawa. Żadna ze spółek nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.
4. Inne podmioty
- Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie obsługuje płatności online jako odrębny administrator. Jej informacja o przetwarzaniu danych jest dostępna na stronie płatności.
- Convention Plus sp. z o.o., al. Wojska Polskiego 9, 01-524 Warszawa, prowadzi obsługę logistyczną na miejscu (stanowisko rejestracji, identyfikatory, listy uczestników dla hotelu) jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).
- Fundacja THT Europe jest organizatorem naukowym i edukacyjnym. Nie otrzymuje danych z rejestracji.
5. Jakie dane przetwarzamy
- Dane Uczestnika: imię i nazwisko, e-mail, telefon, kraj, zawód, instytucja, kategoria rejestracji oraz kod uczestnika.
- Dane nieobowiązkowe: numer prawa wykonywania zawodu lekarza (PWZ), preferencja posiłku, wybór warsztatów i uwagi, na przykład o potrzebnej pomocy na miejscu lub o alergii pokarmowej.
- Przy rejestracji płatnej: adres do faktury. Przy fakturze na firmę lub instytucję: jej nazwa, numer identyfikacji podatkowej, adres, e-mail do faktury i numer zamówienia.
- Status i metoda płatności, kwota, data oraz numer faktury. Nie otrzymujemy danych karty.
- Złożone oświadczenia i zgody wraz z datą i godziną.
- Dane techniczne rejestracji: adres IP i informacje o przeglądarce, przechowywane ze względów bezpieczeństwa.
- Podczas Konferencji: odbiór identyfikatora i obecność, potrzebne do zaświadczenia.
Jeśli rejestracji dokonała inna osoba, na przykład szpital, firma lub współpracownik, otrzymaliśmy dane od niej.
6. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo przechowujemy dane |
|---|---|---|
| Rejestracja i wykonanie umowy: potwierdzenie, wiadomości o udziale, identyfikator, warsztaty, catering i obsługa na miejscu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: umowa | Do 12 miesięcy po Konferencji |
| Płatności i zwroty | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: umowa | Do 12 miesięcy po Konferencji, a potem jako dokumentacja księgowa |
| Sprawdzenie uprawnień do kategorii bezpłatnych oraz wykonywanego zawodu w związku z wystawą i sesjami przemysłowymi | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie, w jakim mają zastosowanie przepisy o reklamie produktów leczniczych i wyrobów medycznych | Do 12 miesięcy po Konferencji |
| Faktury, KSeF i rachunkowość | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązki wynikające z ustawy o VAT, ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Zaświadczenie o uczestnictwie (oraz punkty edukacyjne, jeśli Konferencja uzyska akredytację) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz interes w potwierdzeniu udziału w przyszłości | 5 lat po Konferencji |
| Preferencja posiłku, alergia pokarmowa i potrzebna pomoc | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli informacja ujawnia dane o zdrowiu, wyraźna zgoda, art. 9 ust. 2 lit. a RODO, wyrażana przez jej wybór lub wpisanie | Usuwane w ciągu 30 dni po Konferencji |
| Reklamacje i roszczenia | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Do przedawnienia roszczeń, zwykle do 6 lat |
| Ogólne zdjęcia i nagrania z Konferencji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: dokumentowanie Konferencji i informowanie o niej | Zgodnie ze stroną Zdjęcia i nagrania |
| Promocyjne wykorzystanie zdjęć i nagrań, na których Uczestnik stanowi główny element kadru | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych: zgoda | Do wycofania zgody; nowe publikacje do 5 lat po Konferencji |
| Wiadomości e-mail o THT Conference i THT Imaging | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej: zgoda | Do wycofania zgody lub wypisania się |
| Dowód złożenia oświadczeń i zgód | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO: wykazanie zgodności z przepisami | Przez okres przetwarzania, którego dotyczą, oraz okres przedawnienia |
| Bezpieczeństwo systemu rejestracji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ochrona strony i płatności | 12 miesięcy |
7. Odbiorcy danych
- AI Corelab i THT Poland udostępniają sobie dane z rejestracji jako współadministratorzy.
- Autopay S.A.: płatności online (odrębny administrator).
- Nasze podmioty przetwarzające: inFakt sp. z o.o. (faktury i KSeF), cyber_Folks S.A. (hosting strony), Convention Plus sp. z o.o. (obsługa na miejscu), dostawca usługi wysyłki e-maili, dostawcy usług IT, biuro rachunkowe oraz fotografowie i operatorzy wideo Konferencji.
- Novotel Katowice Centrum i jego firma cateringowa: liczba posiłków według preferencji, a imię i nazwisko tylko wtedy, gdy specjalny posiłek trzeba wydać osobiście.
- Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który prowadzi KSeF, oraz inne organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich sponsorom ani wystawcom. Wystawca może zeskanować identyfikator tylko za zgodą Uczestnika wyrażoną przy stoisku. Wystawca staje się wtedy administratorem otrzymanych danych i musi poinformować, jak je wykorzystuje.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane przechowujemy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli dostawca przetwarza dane poza nim, stosujemy ramy ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Na żądanie przekażemy kopię tych zabezpieczeń.
9. Prawa Uczestnika
Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody. W każdej chwili można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, także wobec ogólnych zdjęć. Każdą zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Prawa można wykonywać wobec AI Corelab, THT Poland lub obu spółek: prosimy pisać na adres office@thtconference.com.
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
10. Dane obowiązkowe i dobrowolne
Obowiązkowe są: imię i nazwisko, e-mail, telefon, kraj, zawód, instytucja, kategoria, oświadczenia właściwe dla kategorii oraz akceptacja Regulaminu rejestracji i płatności; przy rejestracji płatnej także adres do faktury, a przy fakturze na firmę dane firmy. Bez nich rejestracja nie jest możliwa. Pozostałe dane są dobrowolne. Brak zgody na zdjęcia lub wiadomości e-mail nie wpływa na rejestrację.
11. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji i nie profilujemy Uczestników.
12. Wersja językowa
Informacja jest publikowana w wersji angielskiej i polskiej. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.